Saiba como atender as necessidades de seu público e cative as pessoas para um retorno positivo
Orla da praia da Imbetiba - Macaé - RJ - este ano com vários eventos / Foto: Arquivo Secom
A experiência das pessoas em eventos está entre as prioridades desde o planejamento de um projeto. Isso faz com que os participantes criem memórias e, consequentemente, aumenta a credibilidade para eventos futuros – além de expandir sua influência.
Para que o evento seja inesquecível, é preciso atender à maioria das necessidades dos que estão presentes. Pode parecer algo quase impossível, ainda mais ao falarmos de cada um, individualmente. Mas não é. Para começar, devemos identificar os objetivos do evento, seu público-alvo, dados demográficos, e as principais partes interessadas. Em seguida, verificamos quatro aspectos importantes: força, fraqueza, oportunidade e análise de ameaças.
Somente após uma compreensão desses fatores é que podemos planejar cada área de necessidade dos participantes.
Início
Para começar, temos de levar em consideração uma necessidade básica dos participantes: o motivo que os levou até ali. Em sua grande maioria, a resposta é encontrar e trocar informações, além de criar novas conexões com profissionais da área. Mas há outras possibilidades, como custo, localização, e até mesmo por serem obrigadas a participar.
Seu público pode estar em busca de uma nova iniciativa no trabalho, a oportunidade de conexão com alguém influente, ou outra experiência pessoal que seja significativa e auxilie no ganho de prestígio – apenas alguns exemplos práticos, pois há diversas questões pessoais que levam as pessoas à participarem de eventos.
Essas considerações, apesar de básicas, são muito importantes. No caso de uma delas não ser atendida, é possível gerar frustração em algum participante. Aqui, é importante desenvolver um planejamento cuidadoso e que consiga alcançar todos os campos sensoriais, como apresentamos na matéria sobre o uso dos cinco sentidos para um evento de sucesso.
Meio
A criatividade é a grande aliada dos eventos, especialmente na maneira como você proporciona a interação entre as pessoas. Uma dica é possibilitar a participação dos convidados em sessões de perguntas, ou durante o autógrafo de algum livro, por exemplo. Deve-se oferecer algum tipo de aprendizagem incorporada com entretenimento.
Além disso, é importante gerar opções de conteúdos capazes de agregar conceitos e expandir significativamente as redes dos participantes, através de oportunidades de conexões, reflexão e ação. Nesses ambientes, são compartilhados exemplos de sucesso e falha, para que a experiência das pessoas em eventos seja transformadora.
Fim
O conjunto final de necessidades dos participantes exige um nível mais alto de empenho, e transcende as necessidades mais básicas. Aqui, é preciso atingir o potencial total, onde o participante utiliza o evento como meio de impacto positivo em sua comunidade. Pense em como envolve-los, oferecer novas ideias, e tudo que possa desafiar o participante a fazer a diferença – em suas vidas, nas de seus colegas, e no mundo todo.
É importante ter em mente que a maioria dos presentes irá procurar satisfazer diversas necessidades, listadas em diferentes categorias. O papel do organizador de eventos é cultivar experiências que chegue até os participantes em todos os níveis. Quando prestamos atenção nesses conjuntos de necessidades, o resultado final são pessoas satisfeitas com um evento memorável.
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